Comment s’outiller pour simplifier l’organisation des formations ?

La gestion des formations requiert bien souvent de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée et consommatrice de temps c’est pourquoi il est nécessaire d'automatiser au maximum certaines tâches: le processus d'inscription, la planification et la diffusion des informations, la collecte et la gestion des questionnaires d'évaluation, la production des certificats de formation , etc. En libérant du temps, les responsables de la formation pourront disposer de plus de temps pour suivre les plans de développement des compétences et les nouvelles obligations liées aux réformes.

Pour cela, il est essentiel de disposer d'un logiciel de gestion de la formation, et pas seulement d'un simple assistant administratif. Elle doit se positionner comme une véritable plateforme de services partagés, et toutes les activités de formation de l'entreprise seront développées autour de cette plateforme. le but? Optimiser la structure organisationnelle, réduire les coûts et allouer une formation appropriée aux employés pour favoriser le développement des talents.

Gérer les budgets et les indicateurs de performance

C’est l’une des clés du succès des programmes de développement des compétences d’aujourd’hui: suivi des indicateurs de rationalisation des coûts, maîtrise des budgets et vérification de l’impact de la formation sur le développement des compétences de tous les collaborateurs. Cependant, il n'est pas toujours facile de gérer efficacement le deuxième budget RH après la comptabilité de paie. Les nouveaux outils donne accès à une vision 360 ° de l'ensemble des dépenses et à des indicateurs d'aide à la décision pour mesurer le retour sur investissement.

Les fonctionnalités pour la DRH et le service Formation

Au sein de la Direction RH, les collaborateurs en charge de la formation seront bien entendus les premiers utilisateurs de la plateforme. Les fonctionnalités spécifiques à la formation doivent tout d’abord automatiser les tâches à moindre valeur ajoutée mais, surtout, assister l’équipe dans celles qui seront plus créatrices de valeur comme repérer efficacement les talents et organiser tout le SIRH autour du développement des compétences.

Voici la liste des principales fonctionnalités requises :

Gestion administrative : suivi des dossiers, relation avec les financeurs, relation avec les organismes de formation, accompagnement des apprenants, échanges de documents.
Gestion budgétaire : l’outil doit permettre de gérer les ressources et leur mutualisation financière et/ou pédagogique, ainsi que de mesurer et contrôler les coûts de formation pour mieux piloter le centre de formation interne.
Gestion de la conformité : veille réglementaire et suivi des formations obligatoires.
Gestion de l’offre de formation: prospection des nouveaux prestataires, tenue et évolution du catalogue de formation, organisation du partage des compétences interne. Il est important d’adapter plus facilement les formations aux besoins de l’entreprise et d’en faciliter la diffusion.
Gestion des parcours de carrières: suivi des entretiens professionnels, cartographie des compétences, recueils des besoins, identification des besoins futurs de l’entreprise.

Les fonctionnalités pour les collaborateurs à former

De leur côté, les collaborateurs vont pouvoir accéder à un nouvel outil centralisant tout ce dont ils peuvent avoir besoin concernant leur parcours formation au sein de l’organisation et leur montée en compétences :

Exprimer leur besoin de formation,
Accéder au catalogue des formations disponibles,
Recevoir des suggestions personnalisées pour donner suite aux souhaits exprimés en entretien,
Concevoir en concertation avec leur manager leur parcours, en fonction de leurs envies, de leur profil et de leurs contraintes,
Fournir un feedback sur les formations reçues, voire partager leurs propres connaissances avec leurs collègues.

Les fonctionnalités pour les managers

Les managers vont ainsi partager avec les collaborateurs une solution les aidant à améliorer la gestion des compétences au sein de leur équipe. Pour cela, les fonctionnalités du logiciel de gestion de la formation apporteront de nombreuses possibilités :

Identifier les points forts, les expertises et les besoins de formation des membres de l’équipe,
Prescrire des formations disponibles dans le catalogue de formations de l’entreprise,
Partager davantage d’informations à valeur ajoutée avec le service Formation et plus largement la Direction RH,
Planifier et gérer les temps de formation, en fonction du planning de l’équipe,
Évaluer l’efficacité des formations via des indicateurs de performance pertinents et actualisés directement dans une seule solution.

Présentation de l’outil Xlearn

La solution xLearn se présente comme un outil d’aide à la décision et à la gestion des données RH liées aux compétences pour les ETI et PME. Elle permet aux RH d’anticiper les besoins, aux managers de trouver la compétence nécessaire (soft skill y compris) à un projet et aux collaborateurs de gérer leur carrière

Collecter les besoins individuels, identifier les compétences à développer avec les managers et les formations à déployer, mesurer l'efficacité du plan de formation

Individualiser les parcours de formations permet d’adapter les formations aux profils des collaborateurs qui les suivent afin de les accompagner dans leur développement professionnel et de répondre aux besoins de l'entreprise. C'est un vecteur for de rétention des collaborateurs et de croissance de l'activité. Nos outils simplifient l'identification des compétences à développer, la gestion du plan de formation et le suivi de leur efficacité.

Collecter les besoins individuels des collaborateurs

My profile est un module qui retrace l’évolution des collaborateurs au sein de votre organisation mais collecte également ses attentes personnelles afin d’identifier les compétences et aspirations propres à chacun. Ces données sont enrichies des retours des managers afin d'avoir une vue complète.

Identifier les compétences à développer par rapport à la stratégie

Les données d’une fine connaissance du collaborateur sont exploitées afin d'identifier précisément les compétences à développer en lien avec la stratégie de l'entreprise et la situation actuelle.

Suivre l'efficacité des formations et cartographier en temps réel les compétences

Notre module de cartographie en temps réel des compétences de l'entreprise donne une vision précise de l'adéquation des compétences avec les enjeux stratégiques. Il permet grâce à la photo "avant" et "après" d'évaluer l'efficacité des actions de formation.

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